Casos de éxito

"Primero organizamos la casa. Luego, nos actualizamos nosotros. Ahora, estamos listos para comaprtir nuestra experiencia con otros territorios."

Carlos Cárdenas, Secretario

Sobre el Partner

CatasIA es una Solución Geoespacial Catastral Multipropósito desarrollada por el Partner Gentemóvil. Opera con tecnología ArcGIS y está basada en el modelo LADM–COL, lo que permite soportar los procesos de actualización, conservación y difusión de la información catastral.

Integra el poder de los Sistemas de Información Geográfica (SIG) de ArcGIS para fortalecer la gestión catastral en Colombia. Esta solución está diseñada para optimizar los procesos técnicos, jurídicos y administrativos, permitiendo a las entidades catastrales aumentar su productividad, reducir los tiempos de respuesta y fomentar el desarrollo sostenible.

Reto

La gestión catastral en Villavicencio atraviesa una transformación profunda tras enfrentar una situación crítica. Durante años, los trámites superaban ampliamente los tiempos de respuesta recomendados, se gestionaban, con baja trazabilidad de la información, registros inconexos y sin históricos consistentes. La interoperabilidad con otros sistemas era prácticamente nula, y la implementación del modelo LADM-COL permanecía incompleta. Todo esto sumado a una acumulación significativa de trámites sin resolver, impactando directamente en los niveles de satisfacción ciudadana.

El descontento crecía. Miles de trámites; especialmente aquellos derivados de la actualización catastral de 2020 y 2021, seguían sin solución. A esto se sumaban múltiples solicitudes de conservación catastral, trasladadas al gestor municipal por el Instituto Geográfico tras su habilitación.

Entre 2022 y 2023, continuaron ingresando nuevas peticiones, sin que existiera una capacidad de respuesta suficiente para hacer frente al volumen acumulado.

Frente a este panorama, en 2024 la administración municipal de Villavicencio toma una decisión estratégica: transformar por completo el modelo de operación. Asumiendo el rol de Gestor Catastral, se elimina la tercerización, y se adopta un modelo propio, ágil y comprometido con la resolución directa de trámites.

Antecedentes

Ante la situación identificada, se inició un doble proceso de transformación: por un lado, la búsqueda de una solución tecnológica robusta, y por otro, la conformación de un equipo técnico y humano idóneo para liderar una nueva operación. Así nació una estrategia basada en el uso de CatasIA como plataforma central.

Uno de los primeros pasos fue realizar un diagnóstico profundo del estado del rezago. El corte arrojó una cifra contundente: entre 2024 y 2025, se acumulaban cerca de 15.000 trámites pendientes de respuesta. Para julio de 2025, ya se habían resuelto más de 11.200, lo que marca un avance sin precedentes y evidencia el impacto de la nueva estrategia frente al modelo anterior.

En años previos, el modelo de delegaba la operación en un tercero que procesaba entre el 30 % y el 50 % de los trámites, en el mejor de los casos hasta un 70 %.

Conscientes de esa realidad, desde la administración municipal se tomó una decisión clave: romper con el esquema anterior y asumir de manera directa la gestión catastral, con el compromiso de responder a la ciudadanía de forma eficiente, sin dejar trámites sin resolver.

Solución

En mayo de 2024, la Alcaldía de Villavicencio dio un paso decisivo hacia la modernización de su gestión catastral al implementar CatasIA. El proceso inició  luego de estructurar completamente el proyecto, consolidar el equipo humano, y asegurar los componentes tecnológicos e infraestructurales necesarios.

Se revisó la infraestructura existente, se capacitó al personal en el uso de ArcGIS y CatasIA, y se priorizaron los trámites más antiguos para desatascar la operación. Durante este proceso, se integraron aplicaciones clave del ecosistema ArcGIS, logrando una administración centralizada de los datos catastrales, un efectivo flujo de información, procesos automatizados y seguimiento en tiempo real:

• ArcGIS Pro: para la automatización de flujos de trabajo, edición geográfica, creación de registros, validación topológica y gestión de unidades espaciales históricas.
• ArcGIS Data Interoperability: para los procesos ETL (Extraer, Transformar, Cargar) para cargue masivo de predios, cargue de datos fuente, y para generar archivos de intercambio en propiedad horizontal, mejorando la integración y procesamiento de datos.
• ArcGIS Enterprise: para la administración segura de información geoespacial, con capacidades de análisis y colaboración desde entornos en la nube.
• ArcGIS Survey123, Field Maps y Workforce: para la captura y gestión de datos alfanuméricos y físicos directamente en campo.
• ArcGIS Dashboards: para la visualización de información en tiempo real, facilitando el monitoreo y la toma de decisiones.

Además, de presentar un nuevo portal de difusión catastral, accesible desde cualquier dispositivo, que ofrece consultas rápidas, búsqueda avanzada por número predial o dirección, y acceso al observatorio inmobiliario. Este canal de comunicación abierta fortalece la participación ciudadana y promueve la transparencia institucional.

Resultados

A un año de haber implementado CatasIA, el balance es contundente: más de 11.200 trámites resueltos, frente a 3.500 que se gestionaron bajo el modelo anterior entre 2022 y 2023. La capacidad operativa ha superado tres veces su punto de partida en menos de 12 meses.

Con la nueva gestión, el Municipio no solo ha dado respuesta, sino que ha ajustado los avalúos a la realidad jurídica, física y económica de cada predio. En el marco de este proceso, se han corregido y actualizado múltiples situaciones, desde mutaciones físicas como segregaciones o modificaciones estructurales, hasta trámites administrativos como cambios de propietario y actualizaciones de nomenclatura. Muchas personas que llevaban años figurando con información incorrecta en la base catastral, ahora ven reflejada la verdadera situación jurídica de su inmueble.

Además del componente digital, la Alcaldía inauguró un Centro de Operación Catastral en el barrio en el Edificio centro Empresarial y Comercial Potenza, equipado con 40 estaciones de trabajo, 6 ventanillas de atención y 1 sala de espera moderna y funcional. Se incorporaron 23 equipos de cómputo, drones, tecnología  LiDAR y estaciones GNSS, todo integrado en la misma plataforma que garantiza interoperabilidad, trazabilidad y seguimiento en tiempo real.

La implementación de ArcGIS no solo se limitó al uso de la tecnología: la clave ha estado en la articulación entre una solución robusta como CatasIA y un equipo técnico comprometido, capaz de responder a un plan de choque con resultados medibles. Como bien se destaca desde Gentemóvil, el éxito del proceso no ha estado solo en la herramienta, sino en el trabajo conjunto entre el equipo del municipio y los especialistas encargados de la implementación. No se trató solo de instalar un software, sino de construir una alianza estratégica centrada en resultados para la ciudadanía.

Hoy, Villavicencio cuenta con una base de datos, interoperable y alineada con el modelo LADM-COL, y ha atendido más del 80 % de las reclamaciones por avalúos que habían quedado sin resolver tras la actualización catastral de 2020–2021. 

Desde la Secretaría de Catastro, el compromiso es claro: ofrecer un servicio cercano, ágil y sin intermediarios. La atención ha dejado de ser un trámite impersonal y se ha convertido en un ejercicio de restitución de derechos.

Este 2025 el Gestor  Catastral Villavicencio se encuentra en proceso de Actualización Catastral del 100% del territorio, lo cual permitirá extender esta visión y modelo de trabajo a otros municipios del país.

Como lo resumen desde la administración:

"Primero organizamos la casa. Luego, nos actualizamos nosotros. Ahora, estamos listos para compartir nuestra experiencia con otros territorios."

Esta transformación no solo se refleja en cifras: también en confianza ciudadana, en equipos comprometidos y en una nueva forma de hacer gestión pública con datos, tecnología y vocación de servicio.